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采购过程管理:工作职责、管理制度、管理流程、工作标准

2023-03-04 05:46:50 2243

摘要:关注【本头条号】更多关于制度、流程、体系、岗位、模板、方案、工具、案例、故事、图书、文案、报告、技能、职场等内容,弗布克15年积累免费与您分享!阅读导航→01 采购过程管理主要工作职责02 采购过程管理制度03 采购过程管理流程04 采购过...

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01 采购过程管理主要工作职责

02 采购过程管理制度

03 采购过程管理流程

04 采购过程管理标准

二、采购过程管理制度

1 招标采购管理制度

第1章 总则

第1条 目的

为了规范采购招标行为,确保采购物资价格合理、质量合格,保证采购招标活动本着公开、公平、公正原则进行招标,杜绝舞弊行为,特制订本细则。

第2条 适用范围

本细则适用于公司的公开招标采购工作。

第3条 管理职责

1.采购总监负责监督采购招标管理工作,并对招标产生的中标人进行审批。

2.采购经理负责监督采购招标实施工作,并负责审核中标人。

3.采购招标主管负责组织招标采购工作。

4.评审小组负责对投标人进行评审,确定合适的中标候选人员

5.评审小组由采购招标主管、技术部人员、质量部人员及相关专家等组成。

第4条 招标原则

招标活动以公开、公正和诚实信用为原则进行,任何单位和个人不得暗箱操作。

第2章 招标准备阶段

第5条 招标确认

招标采购主管在接收到相关部门的采购物资明细表时,对其进行审核,确定是否进行招标采购。具体的审批原则如下。

1.采购金额在10万元以上的物资,原则上必须实行招标采购。

2.不能进行招标采购的情况

(1)采购金额在10万元以下的。

(2)公司确定了长期合作伙伴关系的,采购经理或采购总监审批后,可以不进行招标。

(3)只有一家供应商能够提供采购物资的。

(4)因技术、保密等特殊原因不能进行招标的。

第6条 招标项目审批

招标采购主管确定其采购物资需进行公开招标时,报采购部经理审核采购总监审批,审批通过后才能实施招标采购。

第7条 编制招标文件

招标项目审批通过后,采购招标主管应当根据招标项目本身的特点和要求编制招标文件。招标文件的编制要求如下。

1.招标文件不得含有倾向或者排斥潜在投标人的内容。

2.招标文件需包括招标通知、招标人须知、合同条款、投标书编制要求、投标保证金、履约保证金、标价表等内容。

第8条 招标文件的修改

1.采购招标主管对已经发出的招标文件保留有修改、澄清或者解释的权利。

2.在进行修改、澄清或者解释时,采购招标主管应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前以书面形式通知所有招标文件收受人。

3.招标文件修改、澄清或者解释的内容为招标文件的组成部分。

第3章 招标阶段

第9条 发布招标公告

1.招标文件编制完成后,在正式招标工作开始之前,采购招标主管通过公共媒体及其他渠道发布招标公告。

2.招标公告的内容包括:招标人的名称和地址、投标人的资质要求、招标采购物资的性质、数量、实施地点和时间及获取招标文件的方式等事项。

第10条 资格审查

1.采购招标主管可以根据招标物资的要求,在招标公告中,要求潜在投标人提供相关的资质证明文件和业绩情况,并对潜在投标人进行资格审查。

2.资格审查的项目包括投标人的组织机构、中标经验、供货能力、财务状况等,投标人应当具备承担招标项目的能力和良好资信。

第11条 发售招标文件

1.采购招标主管将招标文件可以直接发售给通过资格预审的投标人,并要求投标人收到招标文件后立刻通知公司采购部。

2.通过资格审查的供应商可向招标人员购买招标文件,以便进行后续的投标工作。

3.招标人员不得向他人透露已经获取招标文件的潜在投标人的名称、数量以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其它情况。

第12条 现场踏勘

采购招标人员可以根据招标项目的具体情况,组织潜在投标人踏勘现场。

第4章 投标阶段

第13条 投标文件管理

1.编制投标文件的要求

投标人应当按照招标文件的要求投标文件的具体要求编制投标文件,投标文件的具体要求如下。

(1)投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。

(2)投标文件应当由投标人的法人代表或者授权代理人签署并加盖公章后密封。

2.按时递交。投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,将投标文件送达投标地点。

3.签收保存。采购招标主管收到投标文件后,应当签收保存,不得开启。

4.文件拒收。在招标文件要求提交投标文件的截止时间后送达的投标文件,采购招标主管应当拒收。

5.文件修改。投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前,可以补充、修改或者撤回已经提交的投标文件,并书面通知招标人,该补充、修改的内容为投标文件的组成部分。

第14条 投标保证金、履约保证金及质量保证金的规定

1.公司招标规则要求投标人交纳投标保证金的,所有的投标人必须在投标时或投标前交纳投标保证金后方可参与投标,投标保证金按照 万元收取。

2.待确定中标人后,未中标的投标人的投标保证金如数退还。

3.中标的投标人待签定正式合同后,投标保证金自动转为履约保证金。

4.中标人不与我公司订立合同的,投标保证金不予退还,

第15条 投标禁止事项

1.投标人不得相互串通投标报价,不得排挤其他投标人的公平竞争,损害招标或其他投标人的合法权益。

2.禁止投标人以向招标人或招标领导小组行贿的手段谋取中标。

3.禁止投标人以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标。

第5章 定标阶段

第16条 组建评标委员会

采购招标主管负责成立评标小组,由其负责对收到的投标书做出作出评审,并用统一的评标标准评选出中标候选人。

第17条 开标条件

1.开标之前,评标小组及时制定开标方案,确定开标会议议程。

2.开标会议的时间和地点必须和招标公告中规定的一致,并邀请投标人或其委派的代表参加。

第18条 开标、唱标

1.开标时,应由招标才哦股主管以公开的方式检查投标文件的密封情况,当众宣读投标人名称、有无撤标情况、提交投标保证金的方式是否符合要求、投标项目的主要内容、投标价格以及其他有价值的内容。

2.唱标时,需当众宣读投标书,对于投标文件中含义不明确的地方,允许投标人作简要解释,但解释范围不能超过投标文件记载的范围或改变投标文件的内容。

第19条 开标记录

开标时由采购专员做开标记录,其记录的内容主要包括采购物资名称、招标号、刊登招标通告的日期、发售招标文件的日期、购买招标文件单位的名称、投标人的名称及报价、截标后收到标书的处理情况等。

第20条 开标变更

在特殊情况下,可以暂缓或推迟开标时间,特殊情况包括但不限于以下4种。

1.招标文件发售后对原招标文件做了变更或补充。

2.开标前,发现有足以影响采购公正性的违法或不正当行为。

3.采购单位接到质疑或诉讼。

4.变更或取消采购计划。

第21条 审查投标文件

在唱标之后,评标小组将对投标文件进行审查,其具体的审查要点如下。

1.评标小组首先对所有投标文件进行审查,对不符合招标文件基本条件的投标确定为无效。

2.对投标文件不明确的地方进行必要的澄清和提问,但不能做实质性修改。

3.按照招标文件中确定的评标标准和方法对投标文件进行评审和比较。

第22条 评标方法

一般情况下,招标采购评标过程常用的评标方法为最低评标法、综合评标法和性价比法,评标小组应视具体情况选择合适的评标方法,以确保企业的采购利益。

第23条 评标报告

评标小组及时撰写评标报告,并向采购招标主管推荐1~3个中标候选人。

第24条 确定中标人

1.采购招标主管需从评标小组推荐的中标候选人中确定中标人,并报采购经理审核,采购总监审批。

2.一般情况下排位第一的中标候选人愿意签订采购合同,并且没有收到与其相关的举报和其他信息时,便可确定其为中标人。

3.中标人因不可抗力或者其自身原因不能履行采购合同的,招标委员会需确定排在中标人之后的一位中标候选人为中标人。

第25条 中标结果核准

1.确定中标人后,公司将于5日内持评标报告到招标管理机构核准。

2.中标结果经招标管理机构核准同意后,招标委员会便可向中标单位发放“中标通知书”。

第26条 中标公告发布

1.采购招标主管对外发布中标公告,公告内容包括招标物资名称、中标人名单、评标小组成员名单、本公司的名称和电话等。

2.发布公告的同时,采购招标主管应向中标人发出中标通知书。

第6章 采购谈判与合同签订

第27条 合同谈判

1.根据中标通知书的要求的时间、地点和中标内容,采购部与中标人进行合同谈判,并与中标人签订书面合同。

2.合同必须在30日内订立,合同的内容不得对招标文件和中标人的投标文件作实质性修改。

第28条 合同起草与确定

1.采购合同由采购部负责起草,公司法律顾问予以协助配合。

2.合同草案编制完毕后,应送采购部经理与法律顾问审核,按照审核意见修改后,报经总经理批准后方定为正式合同。

第29条 合同签订注意事项

1.尽量采用由工商部门监制的合同样本签合同。

2.签订合同时合同条款必须能确保本公司的利益不受损,在可能的情况下,应规定货到验收合格后付款,中标人所提供的物资要求在我方进行转移、在一定期限内无偿提供售后服务等。

3.签订合同时应拟定诚信条款,双方都必须严格遵守,对未能完全履行合同的处理方法需要列明。

第30条 合同执行

采购过程中的各种事项均应按照合同中相关条款执行,合同未尽事宜,应由采购部和供应商协商确定处理方法。

第7章 附则

第31条 本制度由采购部制定,其解释和修改权归采购部所有。

第32条 本制度需报总经理审批通过后,自公布之日起生效。

第7条 确定询价供应商名单

1.询价小组负责收集供应商相关资料,通过查阅供应商信息库和市场调查报告掌握供应市场动态。

2.采购询价小组根据市场调查与分析结果选择 家符合条件的询价供应商名单;对于非采购的物资,采购人员须在供应商资料库中查询原供应商,并将其直接列入询价供应商名单。

3.采购询价小组需将询价供应商名单交采购部经理审核。

第8条 制作采购询价单

1.询价供应商名单经采购部经理审核确认后,询价小组编制“采购询价单”。询价单包括但不限于以下14项内容。

2.采购询价过程中,属需附图或规范的物资,询价小组在发送询价单时附送图纸或规范至询价供应商。

3.采购询价过程中,属设备类物资,询价单中应至少注明如下所示的4项内容。

(1)供应商必须提供设备运转 年以上的质量承诺,且保修期内所需的各项备品由供应商无偿提供

(2)供应商必须列举保修期内及保修期满后,保养所需的备品明细,包括品名、厂牌、规格、单价、更换周期及备品价格的有效年限与调价原则

(3)供应商需提供设备的装运条件及其重量、体积

(4)设备的安装和试运行条件

4.外购物资应直接向国外供应商询价,若供应商通过国内代理商报价,国内代理商需转送国外供应商的原始报价资料。

第9条 制作采购报价单

询价小组根据公司采购计划,编制报价单。报价单具体内容如下表所示。

第10条 发出询价通知

询价小组将询价单和报价单以传真或邮件形式发放给供应商,并要求供应商在规定的期限内进行报价。对于逾期报价情形,询价小组一律不予受理(经采购总监核准者除外)。

第11条 询价整理与结果呈报

1.询价小组在截止报价后,整理分析所有报价,编制“采购询价报告”交送采购部经理审核。

2.经采购部经理审核并提出修改意见后,采购总监对“采购询价报告”进行审批,确定供应商。

3.采购人员根据审批结果,执行采购。

第12条 本规范由采购部制定、修订与解释。

第13条 本规范由总经理审批后实施。

采购谈判工作流程

采购合同签订流程

采购订购下单流程

采购违约处理流程

四、采购过程管理标准

企业采购部在执行以下工作事项时,主要根据以下工作规范


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